ZAMAN YÖNETİMİ

Yazarı : Martin SCOOT

Yayınevi : Rota Yayınları

Baskı : İstanbul / 1995 / 204 shf.

BÖLÜM 1: SORUNLARI TANIYALIM.

Zamanı İyi Kullanmak Ne Demektir?

Zaman paha biçilmez bir kaynaktır ve akan zaman geri çevrilemez. Birçok kişi zamanının kendisine yetmediğinden yakınır. Bunun bir sorun değil de, hedeflerinin belirsiz olduğu, önceliklerinin iyi sıralanmadığı ve zamanının iyi planlanmadığı yolunda bir belirti olduğunu anlayana kadar. Fakat zamanı planlayamazsınız. O, belirli bir ritimde Ammansızca akıp gider. Aslında planlayabileceğiniz bir tek şey vardır, o da kendinizsiniz.”Kendinizi Planlamak” bu çalışmanın asıl başlığıdır. Konu sizsiniz, işinizi nasıl yaptığınız ve hayatınızı nasıl yaşadığınızdır.

Öncelikler.

Sorumluluklarınız ve çalışma saatiniz ile bir kaldıraç dengesi oluştursak. Siz terfi ettiğinizde sorumluluklarınız artacak ve sizin kaldıracı dengelemeniz gerekecektir. Bunun için sizin daha çok çalışmaya değil, kaldıraç dengesinde önemli olan işleri yapmaya ihtiyacınız var.

Kaldıraç dengesinde önemli yer tutan unsurlar:

1. Eğitim( personel ve kendiniz için)
2. Planlama.
3. Bir sistem oluşturmak.
4. İnsanlarla ilişkiler kurmak ve bu ilişkileri sürdürebilmek.
5. Görev vermek ( hedefler göstermek ).

Dikkatimizi önceliklerimizden uzaklaştıran nedenler:

1. Acil işler, krizler ve panikler.
2. Yangın söndürmek zevklidir.(işyerinde oluşan küçük krizler, panik, vb. şeyleri engellemek için koşturmak ve kanımıza pompalanan adrenalinden dolayı hareketin verdiği zevk.)
3. Adrenalin sonrası çöküntüsü. (planlı hareket edilmediğinden krizler sonrası yapacak iş bulamayıp sıkılma.)
4. Yangını söndürenler terfi eder.
5. Rahat, tanıdık, kolay işler.
6. Anında ödüllendirilmek.

Zamanı iyi planlama işinin çeşitli yönleri gibi çözüm gayet basittir. Çözümün iki basamağı vardır; kaldıraç dengesinde önemli olan işlere daha çok vakit ayırmak ve öteki işleri çabuk halletmek.

Erteleme:

Erteleme etkileyici bir sözdür ama ertelemek insanı güçsüz düşüren bulaşıcı bir hastalıktır. Ertelemek zaman hırsızıdır ve beceriksizliğin bir başka biçimidir.

Ertelemenin çok nedenleri vardır ama bunlardan zaman harcamamıza sebep olanlar şunlardır:

-Bu iş çok büyük, nereden başlayacağımı bilemiyorum. (planlama yapılıp iş küçük parçalara ayrılmalıdır.)

-Bu iş çok bir karar vermemi gerektiriyor, ne yapacağımı bilmiyorum. ( kararın önemini ve aciliyetini belirleyerek hareket edin.)

-Bu iş hiç hoş olmayan bir şey yapmamı gerektiriyor.

-Kendimi pek iyi hissetmiyorum ve bu iş için yeterli enerjim yok.

-Sabah ve öğleden sonra işe başlamakta güçlük çekiyorum.

-İşlerimi kolay kolay bitiremiyorum.

Masanız Ve Çalışma Alanı:

Yöneticilerin üçte birinin düzensizlik sorunu vardır; bunun bir belirtisi de karışık bir masadır. Bazen hiç incelemeyeceğimiz şeyleri bile masamızın üzerine koyarız ve bir çok belgeyle kaplı bir masamız olur.

Bunun çözümü, gelen belgelerin önemine göre, hemen inleyebileceğimiz ve önemli olan belgeleri masanın üzerine koymak, sonra yapacaklarımızı veya yaptıklarımızı dosyalamak ve bizim için önemli olmayan belki de hiç okumayacağımız belgeleri hemen çöpe atmaktır. Ayrıca bilgisayar gibi teknik aletlerden de faydalanabiliriz.

Kesintiler:

Önemli bir işe yoğunlaştığınızda birisi beş dakikalık bir iş için sizi rahatsız etse belki bu rahatsızlık sizin yarım saatinize mal olacaktır. Rahatsız edilmekten korunmak için bir yönteminiz olmalı ve bunu sıkı bir şekilde uygulayın ki insanlar kabul etsin. İnsanlar engelinizi aşıp ta sizi rahatsız ettiğinde onları nazikçe uyarmalısınız.

Açık-plan bir büroda çalışan bir mühendis sık sık rahatsız edilmeyi önlemek için büyük bir oyuncak ayı almış ve onu masasının yanındaki dolabın üzerine koyup, iş arkadaşlarını şu mesajı vermiş;Ayı size gülümseyerek bakıyorsa beni rahatsız edebilirsiniz ama ayı ters duruyorsa bina yansa bile beni rahatsız etmeyin. Bu şekilde rahatsız edilmekten kurtulmuş.

Okumak:

Günlük okumanız gereken metinleri değerlendirin ve önemsiz olanları bir kenara bırakın. Çöpe atılması gereken şeyleri disiplinsizce okumak ve önemsiz materyaller, zamanı boşa harcar. Ayrıca okunması gereken çok miktarda materyal varsa bunları iş arkadaşlarınızla paylaşıp okursunuz ve önemli yerleri birbirinize aktarırsınız.

Bir şeyi okumaya başlamadan önce amacınızı belirleyerek plan yapın.

Okuma becerinizi geliştirin, böylece okumanız gerekenleri daha hızlı okursunuz.

Değişik materyalleri değişik hızda okumayı öğrenin ve okuduğunuz şeyi geçiştirerek değil de hakkını vererek okuyun.

Bellek:

Öğrendiğimiz şeyleri unutmak büyük bir zaman israfıdır. Unutmamak için, kendinize bir öğrenme sistemi geliştirin. Bir seminere katıldığımda, bir kitap okuduğumda ve bir şekilde hatırlamak istediğim bir bilgi bulduğumda, bazı özel notlar alırım- öyle uzun uzun değil, sadece birkaç anahtar sözcük; daha iyisi resim çizerim. Bir gün sonra bu notlara bakarım, bu notlar birer anahtar görevi görür: konuyla ilgili birçok ayrıntıyı anımsatır ve açarlar. Bu anahtar sözcüklere iki-üç gün boyunca bakarım, böylece bu bilgi uzun vadeli belleğime yerleşmiş olur.

Çalışma Saatleri:

Önemli olan uzun zaman çalışmak değil, gerektiği gibi çalışarak işleri halletmektir. Yorgunluk bir onur madalyası değildir.

Uzun saatler çalışan insanları ödüllendiren şirketler, etkili çalışanları cezalandırıyor demektir ve uzun saatler çalışan yönetici, çalışanları için çok kötü bir örnek oluşturuyor demektir.

Bence insanları uzun çalışma saati tuzağına düşüren üç büyük neden var: tembellik, kötü zamanlama ve hayır diyememe.

Yolculuk:

Yolculuk, birçok yöneticinin zamanı çarçur eden şeyler listesinde bulunur. Öte yandan onların çoğu, yolculuk yaparken harcadıkları zamanı azaltmak için pek fazla çaba göstermez. Yolculuk esnasında gazete, dergi veya kitap okunabilir, planlama gibi işler de halledilebilir. Araç telefonu gibi araçlarda yolculukta faydalı olabilir.

Bir de önemli olan, yolculuğa gerçekten ihtiyaç olup olmadığıdır. Bir düşünsek belki de işimizi telefon veya faksla halledebiliriz.

Toplantılar:

Eğer dokuz kişi saat 14.00 de toplantıya başlayıp saat 16.30 da bitiriyorsa, o toplantı üç çalışma gününü mahvetmiş demektir. Bir toplantı düzenlemeyi yada bir toplantıya katılmayı düşünüyorsanız, kendinize aşağıdaki iki soruyu sorun.

-Bu toplantı gerekli mi?

-Herkes bütün toplantı boyunca içeride kalmaya zorunlu mu?

İşte size bazı etkili toplantı önerileri:

-Mutlaka bir gündem olmalı.

-Konuyla ilgili kağıtlar önceden dağıtılmalı.

-İnsanlar hazırlıklı olmalı.

-Başkan, toplantıyı iyi yönlendirmeli.

-Başlangıç ve bitiş zamanı belli olmalı.

-Duyuru sayfaları ve görsel yardımcılar kullanılmalı.

-Uzun toplantılarda teneffüs olmalı.

-Tutanak tutulmalı.

-Toplantılarınız eğlenceli mi?

Stres Ve Sağlık:

Stres enerjinizi emer, karar verme gücünüzü ve performansınızı zayıflatır. Hastalık ve stres zamanı harcayıp işlerinize engel olduğundan sağlığın korunması kaldıraç dengesinde önemlidir. Strese tutulmamak için:

-Olabilecek en kötü şey nedir?

-Beş yıl sonra bunun benim için önemi olacak mı?

-Eğer sadece altı aylık ömrüm kalmış olsaydı buna nasıl bakardım?

Sorularını düşünün ve stresten kurtulmak için insanlarla dostluk ve egzersiz gibi yollar deneyin.

Zaman Çizelgesi:

Bir yönetici için zamanı nasıl geçirdiği çok önemlidir, çünkü işler zamanında bitirilmelidir. Zamanınızı gerçekte nasıl harcadığınızı bir zaman çizelgesi kullanarak bulmak, asıl sorunları bulmanıza yardımcı olabilir. Hangi işe ne kadar zaman harcadığını öğrenmek ve zaman çizelgesi bir yöneticinin çalışma yöntemini çok etkiler ve ona büyük katkı sağlar.

BÖLÜM 2 : İNSANLAR

Konularımız, işleri öncelik sırasına koymaktan sonra en önemli yeri tutan insanlara görev vermek, patronla ve öteki insanlarla uğraşmak gibi sorulardır. Yeni şirket modellerinde en önemli unsur insan yani müşteridir. Yönetici artık bir polis değil bir denetimci bir yönlendiricidir; yeni yönetici artık bir danışman, işleri kolaylaştıran ve çalışkanı destekleyen biridir. Yöneticinin etkili olması, insanlarla ilişkisine bağlıdır; İletişim becerisi, görev verme, liderlik ve şirketin hem içindekilerle hem de dışındakilerle çalışmak.

Etkili İletişim:

Toplumsal bireyler olarak varlığımız iletişime dayanır, ancak iletişim konusunda gösterdiğimiz beceriksizlik, şirketlerde büyük yetersizliklere yol açmaktadır. Dolayısıyla zamanı çarçur eden önemli unsurlardan biridir.

Bu bölümde iletişimin altı yönü incelenecek;

1. Genel İletişim İlkeleri: Herkes kendi istediği şeyi duyar ve kendi beklentilerine uymayan mesajları almamaya eğilimlidirler. İletişimde en büyük hata iletişim kurduğunu sanmaktır. Yanlış anlaşılma olasılığını azaltmanın yolu; mesajları kolay anlaşılır şekilde vermek ve mesajın anlaşılıp anlaşılmadığını sürekli kontrol etmektir.
2. Yazılı İletişim: Geribildirim alınamadığından dolayı yazılı iletişim etkisi az olan bir yoldur. Birine not göndermek iletişim değildir. Ama böyle bir şey yapılacaksa raporunuz veya yazınız kısa, öz ve anlaşılır olmalıdır.
3. Topluluk Önünde Konuşmak: Bu sonradan kazanılan bir beceridir ve herkes bu beceriyi elde edebilir, hatta utangaç ve içe kapanık olsalar bile. Dinlediğiniz konuşmacıların yaptıkları hataları yapmayarak bu konuda başarılı olabilirsiniz. Unutmayın; dinleyicilerde sizin iyi bir konuşma yapmanızı ister.
4. Dinleme Becerisi: Dinleme yeteneği de konuşma gibi gelişebilir. Birini dinlemek ona gösterdiğiniz en üst düzeyde saygıdır. Bu, onlara değer verdiğinizi gösterir. Etken dinleme sadece söylenileni dinlemek değil, konuşan kişiyi konuşması için yüreklendirmek ve ona bu yolda yardımcı olmaktır. İnsanların çoğu konuşmayı sever, siz de onları dinleyerek onlara olan saygınızı gösterirsiniz.
5. İkna Edici Konuşma: Bunun için dostça ilişki kurun, öteki insanların görüşlerini ve gereksinimlerini belirleyin, kendi konumunuzu açıklayın, bütün olasılıkları araştırın, görüşün ve anlaşın.
6. Sözsüz İletişim: Alınan mesajların çoğu sözsüz işaretlerden elde edilir. Karşınızdakilere açık bir duruş sergileyin, sık sık gözlerinin içine ve yüz ifadelerinizi gevşetip gülümseyin.

Görev Vermek:

Yöneticilik, emirler vererek işlerin yapılmasını sağlamaktır. Bu tanım, insanlara görev vermek anlamına gelir.

Eğer iyi bir yönetici olmak istiyorsanız, çalışmalarınızı, size sorunları değil, her zaman önerilerini getirecek biçimde eğitin görev verme sanatını öğrenip görsel bir yönetici olun. Çalışanlarınızla birlikte zaman geçirin ve bu süre içinde : onlara öğüt verin, danışmanlık yapın, onları galeyana getirin ve hedefleriniz konusunda hemfikir olmaya çalışın.

Görevlendirmeyi Engelleyen Tuzaklar

-Görevlendirmek nispidir.

-Çalışanlarım aptaldır.

-İş yapmak yönetmekten daha zevklidir.

-Ben bunu daha iyi yaparım.

-Ben bir uzmanım.

-Kendim daha çabuk yaparım.

-Bu işi yapmak hoşuma gidiyor.

-İnsanlara yardım edeyim.

-Çalışanlarımın işi başından aşkın.

-Gösteriş yapmak.

-Güvensizlik duygusu

Ayrıca gerekli sorumlulukları verdiğiniz iyi bir sekreterde sizin işlerinizi kolaylaştıracaktır

Lider Olarak Yönetici:

Her zaman hedefleri görev olarak verin, insanlara sonuç olarak nelere ulaşmaları gerektiğini anlatın, sonrada bu sonuçlara nasıl ulaşacaklarına karar vermeleri için biraz özgürlük tanıyın. İnsanların şirkete bağlanmasını sağlayın. Modern bir şirkette niteliği belirleyen başlıca şey, otorite değil bağlılıktır. İnsanlara değer verin. Onları dinleyin ve ödüllendirin. Olumsuz uyarılardan kaçınmaya çalışın. Yöneticiler aynı zamanda bir öğretmen gibi personelini yetiştirmelidir de.

Patronu İdare Etmek:

Eğer başkası için çalışıyorsanız kendinizi onların önce liderine göre ayarlamalısınız. Patronunuzu rahatsız etmek sizin için hiç iyi olmaz. Bu yüzden neyin yapılması gerektiğine karar verin ve bunu yapın, sonra patronunuza neler yaptığınızı anlatın. Böylece onun sakin kalmasını sağlarsınız.

Patronunuz size yetki vermediğinde veya çok yetki sahibi olup ta sorumluluktan kurtulmak istediğinizde ; bir iş için ne yapılması gerektiğine karar verin. Önerilerinizle birlikte patronun odasına gidin ve işlerinizi halledin. Bu sayede bir süre sonra yetki sahibi olursunuz veya yetki sahibi iseniz mesuliyetten kurtulursunuz.

Ötekilerle çalışmak:

Bizler müşteriler ve tedarik sağlayanlar gibi, kendi şirketimizin dışındakilerin yanı sıra kendi şirketimizdeki insanlarla da uğraşmak zorundayız.

Kaliteli hizmet için müşterilerin ihtiyaçlarını keşfetmeli ve onları karşılamalıyız. Ayrıca onlardan gelen küçük şikayetleri bile ihmal etmeyip gidermeye çalışmalıyız.

Etkili yöneticiler ister şirket içi ister şirket dışı olsun, kilit ilişkilerinin arasında bir ilişki ağı kurarlar. Bu insanlarla birlikte zaman geçirerek onları birey olarak tanımaya ve aralarında bir güven oluşturmaya çalışırlar. Bu uzun vadede kaldıraç dengesi için çok önemlidir. Bu yöneticiler başkasının yardımı olmadan kayda değer sonuçlara ulaşamayacaklarını ama herkes için zamanları olmadığını bilirler.

BÖLÜM 3 : BUNU NİYE YAPARIZ?

Bunu Niye Yaparız?

Bu sorun ve çözümü yıllardır bilinmektedir. Fakat birçok yönetici hala aynı tuzaklara düşmektedir. Sorunları çözmekte yapılan en büyük hata, belirtiler üzerinde yoğunlaşıp, sorunların altında yatan nedenleri görememektir. Sorunların en iyi çözümü temeldeki problemleri tespit edip onları bir daha ortaya çıkmayacak şekilde çözmektir.

Net hedeflerimiz ve bir stratejimiz olmadan hareket ederiz. Olayların akışına kendimize bırakıp zamanın parmaklarımız arasından akıp gitmesine izin veriniz. Neden?

Siz Saf Bir Güvercin misiniz Yoksa Bir İnsan mı?

Bir çok durumda tutumlarımız ve inançlarımız başka şey söyler ama başka türlü davranırız. Perhiz yaparken güzel bir pasta ikram edilse yer-o anki lezzeti düşünerek-perhize yarın devam ederiz. Uzun vadeli planlarımızı ihmal etmemize yol açan olay ve hoş işleri yaparak büyük planlarımızı mahvedebiliriz. Bu vartaya düşmemek için hedeflerimizi belirleyip onlar için çalışacak kadar güçlü ve iradeli olmalısınız.

En Büyük Zaman İsrafı:

Bir çok yönetici, başarılı olduğu zaman kendisini ön plana çıkarır fakat başarısız olursa, patronun kabahati, toplum böyle, çok şanssızım ve benim suçum değil gibi bahanelerle kendin avutur. İşin kötü tarafı ortada gerçekten suçlanacak kendinden başka kimse yoktur, iyi tarafı ise problemin çözülebilir olmasıdır.

Alışkanlıklar:

Biz alışkanlıklarımıza bağlı varlıklarız ve onlar bizim hayatımızı kolaylaştırır. Örneğin, araba kullanmak bir alışkanlık meselesidir. Kötü olmasına rağmen sürdürdüğümüz alışkanlıklarımız da vardır ve bunların değiştirilmesi gerekir. Bunun için:

-Nasıl bir değişiklik yapmak istediğinize karar verin ve hemen bu değişikliği yapın.

-Bir anda çok şey değiştirmeye kalkışmayın. İlk değişiklikte ustalaştıktan sonra ikincisine geçin.

-Yeni davranışlarınız için kendinize net ve ölçülebilir başarı standartları belirleyin.

-Asla ve asla istisna kabul etmeyin.

-Sonuçların aniden değişmesini ummayın. Bu iş zaman ve çaba gerektirebilir.

BÖLÜM 4: BAŞARI İÇİN PLANLAMA

Bize yön vermesi için hedeflere, bu hedeflere ulaşmak için plan yapmaya gereksinimimiz vardır ve kat ettiğimiz yolu bu planla düzenli olarak karşılaştırmamız gerekir.

Hedef Belirleme Ve Değerler:

Neye ulaşmak istediğimizi bilmezsek zamanı kontrol edemeyiz. Hedefler zamana anlam verir ve yapmamız gereken seçimler için bir iskelet oluşturur; net hedeflerimiz olmazsa zamanı iyi kullanmak anlamsız kalır. Başlıca, kişisel, ailesel, işsel ve toplumsal konularda net hedeflerimiz olmalıdır.

Hepimizin yaşamımıza anlam katan, bizi insanlığın bir parçası yapan ve sonuç olarak uğruna savaşacağımız değerlerimiz vardır. Değerler ilerleme güdümüzün dayandığı noktalardır. Davranışlarımıza heves, bağlılık ve enerji verirler. Hiç bir baskı bizim içimizden kaynaklanan bir baskıdan daha güçlü olamaz; bu baskılar yaşamımızın renklerini belirler ve her olaya karşı davranış biçimimizi düzenler.

Önemli olan sadece plan değil, bu plana bağlılıktır. Hedeflerinizin kendi hedefleriniz olduğuna ve bunlara gerçekten ulaşmak istediğinize emin olun. Bunları yazıya dökün ki sık sık bakıp hangi yolda ilerlediğinizi bilesiniz ve bu hedefleri hep olumlu cümlelerle tanımlayın; “Yapacağım......”. Bunlara ulaşmayı ummuyorsanız, ulaşamazsınız.

Stratejik Planlama:

Eski bir Çin Atasözü şöyle der: “Balık tutmak amacıyla ırmağa gitmek yeterli değildir, yanınızda ağ da götürmelisiniz. Yani, plansız hedef sadece bir düştür. Plan yapmanın amacı bir hedefe ulaşmak için yapılacak işleri kolaylaştırmaktır. Her plan açık bir hedef ve bunu izleyen adımları kapsamalıdır. Bu adımlar:

-Kolay tanımlanabilir

-Ölçülebilir

-Zaman çizelgesi olan

-İlerlemeyi karşılaştırmak için denek taşları bulunan

-Geribildirim alınabilecek adımlar olmalıdır.

Taktik Planlama:

Her zaman ölçüsü için hedef belirlenebilir ama planlama kısa zaman aralıkları için uygundur. Bir yaşam boyu izleyeceğiniz bir hedefiniz olabilir ama ayrıntılı planlar şu soruya cevap vermelidir: “Bu hedefe ulaşmak için bu hafta ne yapmalıyım.” Ayrıca, bütün zaman planlama sistemleri esnek olmalıdır.

Yıllık planlar kabataslak, aylık planlarda önemli iş ve randevular belirlenmiş, günlük planlar ise net olmalıdır. Fakat günü bütün ayrıntılarıyla planlamak yanlıştır çünkü böyle planlar her zaman için bozulur. Uyabileceğiniz kolay bir plan yapmak, uyamayacağınız zor bir plan yapmaktan çok daha iyidir.

Başarılı bir yaşam başarılı günlerden oluşur ve başarılı bir gün genellikle bir planla başlar. Planınız olmadan karmaşa hüküm sürecektir.

Ajandalar:

Ajandalar, kendimizi düzene sokmak için kullanılan bir sistem, taşınabilir bir bürodur. Zamanı iyi kullanmak gibi, bu da monoton bir işe yada kendi içinde bir amaca dönüşmemelidir. Bu size hizmet edecek bir araçtır, sizi daha etkili ve yararlı olmaya iten, böylece stresinizi azaltan bir araçtır. Unutmayın ki; karışık bir masaya bir de ajanda eklemek bir felaket doğurur.

Ajandanızı strateji bölümü, planlama bölümü, veri bankası ve notlar gibi bölümlere ayırarak kullanabilirsiniz. Başarılı insanların çoğu, son derece yaratıcı olanlar dahil, gelişmiş bir düzen sistemine sahiptirler ve sistem genellikle bir ajanda üzerine kurulmuştur.

Harekete Geçmenin Başlangıcı:

Planlama uygulamaya yani hayata dönüşmezse hiç bir işe yaramaz. Yaşam, siz başka planlar yaparken olup biten şeylerin toplamıdır. Yaşam bir şeyler yapmaktır. Peki siz ne yapacaksınız?

Kendinize bir hedef belirlemeli ve o yönde hareket etmelisiniz. Hedef belirlerken çok özen göstermelisiniz. Fazla hırslı olmayın; her ay kalıcı ve başarılı bir değişiklik yapmak sekiz değişikliği başaramamaktan iyidir. Alışkanlıklar, kaslar gibi kullanıldıkça güçlenir.

Zamanınızı ve yaşamınızın kontrolünü elinizde tutun.

Gün bugündür.

Yer burasıdır.

Yaşam sizin yaşamınızdır.

Günü yakalayın.

Bu anı kullanın.

Şimdi harekete geçiniz.