|
|
TOPLANTILARDAN ZAFERLE ÇIKMANIN YOLLARI Yazar: Henry CALER, Bob OSKAN İş görüşürken herşeyle karşılaşabilirsiniz. Sizi düşman
gören birisine dostça yaklaşın ve açık görüşlü olun. Görüşmelerde memnuniyetsizliğinizi
belirtmek için gerekli durumlarda öfke kullanılabilir. Karşı taraftan birşey
talep ederken özür dileyen bir tavır içine girilmemelidir. Amaçlanan şeyler
çok isteniyorsa bir zararı yoktur fakat gerçekçi olmak lazımdır. Karşı
taraftan yardım isterken fikirlerine saygılı olduğunuz belirtilmelidir.
Dinleyici önünde konuşulurken onlar rahatlatılır ve tabii davranılır. Bir görüşme yeri seçilirken oranın şartları ve insanlara
tesiri dikkate alınmalıdır. Görüşmede karşı tarafla ilişkiler bozuluyorsa
anlaşmazlık konuları tekrar gözden geçirilip hoşgörülü davranılmalıdır.
Değişikliklere karşı her zaman açık olunmalıdır. Yazılı iletişimde
organizasyon ve dilin anlaşılır olmasına dikkat edilir. Bir meselede taviz
verilecekse dikkatli davranılıp “kaz gelecek yerden tavuk esirgenmez” düsturu
dikkate alınmalıdır. Karşı taraf hiç beklenmeyen bir anda sizi zor durumda
bırakabilecek sorular sorarsa eğer ilkönce mesele kavranmaya çalışılır ve
ardından da cevaplanır. Burada karşı tarafın amacı şaşırtmak olabilir. Bu
yüzden böyle durumlarda soğukkanlı davranılır. Görüşmelerde insanların sıkça karşılaştıkları bir durum
vardır; tartışmalar. Acaba hangi sınırlar görüşme ile tartışmayı birbirinden
ayırır aşağıda belirtilmiştir. Görüşme Tartışma l-Karşılıklı kazanç yaklaşımı -Tek tarafın kazanması
düşüncesi 2-Uzlaşmaya her an açık olma -Uzlaşmayı reddetme 3-Ortak ilgi alanları bulma çabası -Savunma durumu 4-İhtiyaç
ve duyguları dinleme -Karşı tarafın fikirlerini çürütme amacı 5-Soru ve konuya ilgi -Sadece konuya ilgi Yukarıda da açık bir şekilde görüldüğü gibi iyi bir
görüşmeci tartışmaya girip kendini yıpratmaz. Bununla birlikte karşı tarafın
görüşlerini dikkatlice dinler ve dinlerken karşıdaki kişinin davranışlarını
dikkatle takip eder. Karşıdaki insanın gözlerine bakar. Görüşmelerde sık başvurulan bir taktik vardır; karşı tarafın
kendini suçlu hissetmesini sağlamak gibi. Dinlemek ve karşı tarafı dikkatlice
takip etmek oldukça önemlidir. Gerekiyorsa sık sık notlar alınmalıdır.
Görüşmelerde tutulamayacak sözler verilmemelidir Karşı tarafa gerekli olan sorular sorulmalı ve onların
sorduklarına da cevaplar verilmelidir. Cevaplar verilirken mümkün olduğu
kadar hızlı ve açık bir şekilde verilir ve savunma pozisyonuna girilmez. Karşı tarafı bir konuda ikna edebilmek için ilkönce onların
sizin bakış açınızı yakalamalarına çalışmalısınız. Bir grup ikna edilecekse
iş daha zorlaşır çünkü burada tamamını ikna etmek gerekli olur. Görüşmelerin başarıya ulaşarak bir anlaşma ile
sonuçlanabilmesi insanlar arasında kurulacak olan iyi bir iletişimle ancak
söz konusu olabilecektir. Jesse Nienberg’e göre insanların iletişim kurmalarına engel
olan beş şey vardır.
Anlaşma olabilmesi için tarafların karşılıklı birbirlerine
güvenmeleri şarttır. Bunu sağlayan bazı etkenler vardır. Bunlar açıklık,
dürüstlük, kendine güven duyma, tecrübe, inandırıcılık vs. şeylerdir. Ayrıca
meselelere karşılıklı iyi yaklaşımlarda oldukça etkilidir. Bir problemle karşılaştığınızda problemi dinleyin, problem
üzerinde yoğunlaşın ve problemi kavramaya çalışarak daha kapsamlı ele alın ki
çözebilesiniz. Bunun için yeni fikirler ortaya atılabilir. Fakat daha iyisi
de problemleri önleyip en aza indirmektir. Karşı tarafa konuşması için fırsat
verin. Talepte bulunurken özür dilemeyin. Sorumluluklarınızı üstlenin
başkasının üzerine atmayın. Sabırsızlandığınızda kendinizi kontrol etmeyi
öğrenin. Kaba davranışlardan ve saldırganlıktan kaçının. Dürüst olun. Karşı
tarafı küçümsemeyin ve köşeye sıkıştırmaya çalışmayın. Bu işinizi
zorlaştıracak ve onları savunma pozisyonuna itebilecektir ki bu da anlaşmanın
yapılmasına engel teşkil edecektir. Ayrıca karşı tarafı dikkatle dinleyin,
anlamaya ve fikirlerini yorumlamaya çalışın. Sözleriniz ve davranışlarınız
bir bütün olsun. Görüşme esnasında soru sormaktan çekinmeyin. Fakat şu altın
kurala hap uyulmalıdır.”Size yapılmasını istemediğiniz şeyleri başkalarına
yapmayın.”Karşı tarafı kibar ve de saygılı bir şekilde dinleyin. Görüşmeye
sakin bir kafayla oturmalıdır. Ayrıntılara dikkat edilmeli ve gözden kaçan
bir nokta olmamasına özen gösterilmelidir. Karşı tarafın dikkat ve ilgisini
üzerimize ve özellikle işimize çekmeyi bilmeliyiz. Şuna da temas etmek gerek.
Görüşme sırasında yapılan esprilerin dozajına dikkat edilmeli ve
karşıdakilerin rahatsız ve rencide edilmemesi esas alınmalıdır. Yapılan
şeyler toplantının havasını bozmamalıdır. Görüşmeler yapılırken bazen işler kördüğüm olur ki böyle
zamanlarda yapılması gereken bazı uygulamalar olacaktır. Görüşme olmadığı
takdirde anlaşma da olamayacağının vurgulanması gerekir. Hatta olmamasının
her iki tarafa vereceği ihtimal dahilinde olan zararlardan bahsedilerek karşı
tarafın dikkati çekilerek devamlılık sağlanmaya çalışılır. Eğer gene de
netice alınamıyorsa her iki tarafında yeteri kadar düşünmesini sağlamak
gayesi ve ortamı da yumuşatma adına ara verilebilir. Başka bir zaman devam
edilmek üzere ertelenebilir. Veya görüşme yerinde değişiklik yapılabilir.
Daha sonra da alternatifler düşünülüp karşı tarafa takdim edilebilir. Daha da
ileri gidilerek eğer anlaşma çok önemli ise bazı tavizler bile verilebilir. Görüşmelerde her zaman güç dengesi bulunmaz .Bazen bir taraf
diğer taraftan daha zayıf olabilir. Eğer güçlü taraf iseniz bazı baskı
unsurları kullanabilir hatta tehdit bile edebilirsiniz ama bu en son
başvurulacak olan yoldur. Güçsüz taraf iseniz mümkün olduğunca dikkatli
davranmalı hatta zayıflık içerisinde dahi elde edilebilecek avantajların
olabileceğini unutmamalısınız. Güçsüzlük güçsüz olan tarafı savunma
pozisyonuna sokmamalıdır. Konuları iyi takip etmeli ve kendinize
güvendiğinizi hissettirmelisiniz. Karşılıklı kazanç çözümünü savunun.
Kaybetmenize kesin gözüyle bakmayın. Karşı tarafın düşmanca davranışları sonucunda uzlaşmadan
vazgeçildiği durumlar olabilir. Eğer bu şekilde davranırsanız görüşmeden
çekilmek durumunda kalırsınız ki böylece görüşmelerin sonunda elde
edebileceğiniz avantajlardan mahrum kalmış olursunuz. Bu yüzden uzlaşma
sağlamak için mevcut durumunuzu iyice analiz etmeniz gerekir. Ayrıca karşı
tarafa işbirliği yapmaya açık olduğunuzu belirtmelisiniz: Görüşmede mutlaka
her iki tarafında karşılıklı kazanç amacını gütmeleri gerekir. Kendinize güvenin. Konuşurken açık ve dürüst olun. Daima
yeni fikir ve görüşlere açık olduğunuzu karşı tarafa hissettirin. Uzlaşma sağlamak demek istediklerinizin daha azına razı
olmak demek değildir. Her iki tarafında menfaatlerinin tatmini gereklidir. Bu
yüzden çekişmeye girmekten mümkün mertebe sakınılır. Bir görüşme acaba ne zaman başarılıdır ne zaman değildir
diye bir soru sorulduğunda anlaşma her iki taraf için de bir zafer ise
başarılıdır denilebilir. Amaç her iki tarafında kazanması olmalıdır. Görüşmelerde birçok engelle karşılaşmak mümkündür. Birçok
zorluk tarafların birbirleriyle anlaşamamalarından kaynaklanır. Görüşmeciler
kendilerini ispatlama ve galip çıkma çabasına kapılırlar. Eğer görüşme
sırasında durumunuzu karşı tarafa kabul ettirmek için gösterdiğiniz çaba çok
fazla zamanınızı alıyorsa problemlerle karşı karşıya kalacaksınız demektir.
görüşme yapmak yerine tartışmaya giriyorsanız başarıya ulaşma şansınızı
azaltmış olursunuz. Görüşme sırasında tartışma taktikleri kullanmak yararlı
olabilir ama görüşme amacının tartışma olmadığı unutulmamalıdır. Görüşme sırasında birçok tehditle yüz yüze gelebilirsiniz.
Her zaman açıkça ortaya konmaz. Hatta çoğu zaman bize tehdit gibi gelen
sözler hayal kırıklığının bir göstergesidir. Tehdit ihtimali sözkonusu
olduğunda karşı tarafı iyice dinleyin ve mümkünse not alın. Aynı zamanda
karşı tarafın tehdit ederken ne derece ciddi olduğunu kavramakta önemlidir.
Tekrar etmek eğer tehdit üstü kapalı bir şekilde yapılmışsa işe yarayabilir.
Üstü kapalı tehdit bir tür uyarı biçimi olabilir. Bu ihtimali gözönünde
bulundurun. Bir tehditle karşılaştığınızda verebileceğiniz birçok tepki
vardır. Sessiz kalabilirsiniz, tehdidi tekrarlamasını ve açıklamasını
isteyebilirsiniz, tehdidi ciddiye almayabilirsiniz, şaşırmış ve inanmamış
gibi davranabilirsiniz. Karşı tarafın kendisini suçlu hissetmesini sağlamak ya da
anlayışlı olduğunuzu ve karşı tarafa önem verdiğinizi hissettirmek işinize
yarayabilir. Ya da tartışmayı başka bir zamana erteleyebilirsiniz. Görüşmelerin nerelerde yapıldığı psikolojik olarak tarafları
etkiler. Bu durumda ev sahibi taraf olma bazı avantaj ve dezavantajlar
getirecektir. Eğer her iki taraf için de psikolojik olarak üstünlük
getirmeyecek bir yer seçilirse uzlaşmaya varmak daha kolaylaşır. Toplu
görüşmeler yapılırken de genel olarak bu konulara dikkat edilir. Özen
gösterilir. Genel olarak görüşmelerde en çok dikkat edilmesi gereken karşı tarafın değer yargılarına ve iş ahlakına saygı gösterilmesi ve karşılıklı güvendir... |