|
|
PROFESYONEL
SEKRETERİN ELKİTABI Yazar :
Cary COHEN Yayınevi : Rota Baskı : İstanbul / 1994 / 174 shf. BÖLÜM 1 PLANLAMA VE ORGANİZASYON Bilgi Edinme Yoluyla Planlama Ve Düzenleme: Düzgün işleyen bir ofis oluşturmanın anahtarı yapılacak
işleri planlamaktır. Yapılacak işlerin planlanması, sorunların ortaya
çıkmasını beklemeden sizin bir şeyler yapmanız anlamına gelir. Yani neyin
yapılması gerektiğini öngörme, doğabilecek olası "dar boğazları" ve
onlarla en iyi şekilde nasıl baş edilebileceğini teşhis etme demektir. Bunu yapmanın yolu yapılacak işler planlama listesi
geliştirmektir. Yapılacak işler planlama listesini kullanmak için şu
adımları izleyin: 1.Patronunuz için yapmak zorunda olduğunuzu düşündüğünüz en
önemli görevleri belirleyin ve sıralayın. 2.Patronunuzun gereksimine göre her maddenin önem derecesini
seçin ve "Önem" sütununa listeleyin. 3.Şimdi her bir maddeye bakın ve her işin alacağı zaman ve
size çıkaracağı güçlük açısından sıralamayı yapın. Sıralama değerini
"Zorluk" sütununa girin. 4.Son olarak, eğer varsa, sorunları "Düşünceler"
sütununa yazın. Yapılacak İşler Planlama Listesi Yapılacak
Bu uygulama ile iki sütunu sıralamaya sokmakla, size göre iş
önceliği ile iş zorluğunun ille de aynı derecede olmadığını görebildiniz. Bir başka planlama aracı: Yapılacak işleri planlama sürecinde yardımını göreceğiniz
bir başka araç da duvara asacağınız "Bir Bakışta Bütün Bir Yıl
Takvimi" olacaktır. Bu takvimle bir bakışta bütün bir yılın günlerini
görebilir ve yapılacak işler arasındaki muhtemel çakışmaları görebilirsiniz. Kişisel Değerlendirme: Kişisel değerlendirme, "kendini gerçekleştirme"
programını başlatmanın temelidir. Kendinizi tanımanız, zayıf ve güçlü yönlerinizi,
nelerden hoşlanıp nelerden hoşlanmadığınızı bilmeniz, potansiyel sorun
alanlarını düzeltmek için gerekli becerileri kazanmanın anahtarıdır. Aşağıda sekreterlerin üzerine yüklenen stresin en önemli
altı nedenini bulacaksınız. Bunların her biri iş performansı sorunlarına ve
ilerleme eksikliği görülen alanlara yol açıyor olabilir. Bunları bilirseniz,
kişisel değerlendirme çabalarınızın bir parçası olarak yeni yöntemler
araştırabilir ve bu stres faktörlerini azaltabilirsiniz. Araya girme biçiminde rahatsız edilmeler Kötü çalışma koşulları Yetersiz İlerleme fırsatının olmayışı Kararlarda ortak edilmeyiş Yöneticilerle iletişim eksikliği Yetersiz ücret ve yararlanma Kişisel Değerlendirmenizin Gerektirdiği Sorular: . Davranışlarım işimde geri kalmama neden oluyor mu? . Diğerlerini motive etmek için övgü dolu sözler kullanıyor
muyum? . İşimi iyi planlıyor muyum? . Fazlaca savunma pozisyonuna geçiyor muyum? . Çabuk darılıyor, kızıyor ve düşmanca tutum sergiliyor
muyum? . Eleştirildiğimde olumsuz tepki gösteriyor muyum? . Kendime ve işime güvenim tam mı? . Anlaşılır ve net talimatlar veriyor muyum? . Telefonda iyi iletişim kurabiliyor muyum? . Müşterileri ve iş arkadaşlarım arasında etkili aracılık
yapıyor muyum? . Sorun çıkarmadan "Hayır" diyebiliyor muyum? . Bilgi Değerlendiresi: . İşlerin daha düzgün yürümesine katkıda bulunmak için
kendinizi daha iyi tanımanızın yanısıra ofisteki bilgi akışının da nasıl
işlediği hakkında daha fazla bilgi edinmeniz gerekmektedir. Ofis içi bilgi
akışının önemli bir kanalı haline gelmeniz için bazı ipuçları şunlardır: Hiç bir iş fildişi kulesinin yalnızlığında yürütülemez. Şu
halde, patronunuzun aktif bir sekreteri ya da asistanı olarak ne olup
bittiğini bilmek zorundasınız. İçinde yer alabileceğiniz iletişim biçimleri
arasında ofis içi yazışmalar, müşterilerle yazışmalar, dosyalar, sevkiyat
raporları, vs bulunabilir. Patronunuz ve siz "aynı dalga boyutunda"
çalıştığınız sürece işyeriniz de iyi yağlanmış bir makine gibi çalışır. Bu
demektir ki - o daha söylemeden! -onun ne düşündüğünü ve nasıl davranacağını
bilmek zorundasınız. "Göreviniz bu" olduğu için sadece size
söylenenleri yapmakla yetinmeyip, çalıştığınız iş ortamını iyi kavrayın. İş
dilini, yani o işin gerektirdiği iş terminolojisini öğrenin. İşyerinizdeki
diğer departmanların sorumluluk ve fonksiyonlarının ne olduğunu bilin. BÖLÜM 2 DOSYALAMA TEKNİKLERİ Daha Etkili Ofis Uygulamaları İçin Dosyalama Strateji Ve
Teknikleri: İyi işleyen bir dosyalama sistemi geliştirmenin birinci
adımı öncelikle nelerin dosyalanıp, nelerin dosyalanmayacağını belirlemektir. Evrak yığınını azaltmak için kurallar: Masanızda evrak yığınının oluşmasına fırsat vermeyin Dosyalama için belli bir zaman ayırın Hemen dosyalanıp kaldırılması gerekmeyen evraklar için bir
"bekleme dosyası" oluşturun. Birden fazla patron için çalışıyorsanız, hepsi için ayrı
evrak rafları kullanın. Masanızın üzerinde veya yakınında bir "gelen evrak
sepeti" bulundurun Dosyalama işinde bilgisayar kullanabilirsiniz Sisteminizi daha iyiye götürmenin yollarını aramaktan
vazgeçmeyin. En Yaygın Dosyalama Sistemleri: Alfabetik Dosyalar: Klasör dolapları genellikle harflere
bölünmüş indekslere göre hazırlanır. Klasörler isimlere ve konulara göre
yerleştirilir. Yapacağınız tek şey, klasörün içinde isimlere ve konulara göre
aynı harfli dosyaları toplamaktır. Sayısal/İşlevsel Doyalar: Eğer şirketiniz sipariş numarası
veya herhangi bir türden belirleyici numara sırasına göre işlevleri
ayırmışsa, sayısal dosyaları kullanmak sizin için en iyisi olacaktır. Numara
listesi size dosya adını verir ve mükemmel bir çapraz referans belgesidir. Coğrafi Dosyalar: Bu türün dosyaları coğrafi konumlara göre
tutulur. Yer isimleri satış bölgelerine göre alfabetik ya da sayısal olarak
dosyalanabilir. Coğrafi dosyalar belirli bir bölgeye ne oranda iş yapıldığını
gösterir. Kronolojik Dosyalar: Kron dosyanızda hepsi de tarihlerine
göre yerleştirilmiş olarak şunlar bulunabilir: Patronunuzun saklanmasını
istediği şirket ihbarnamelerinin yanısıra patronunuz için daktilo ettiğiniz
her mektup, not, rapor, vs'nin birer nüshası. Ondalık Dosyalar: Ondalık yaklaşım kütüphanelerdeki
uygulamaya benzer. Dosyalar 10'dan fazla olmamak üzere ana kategorilere veya
başlıklara ayrılır. Bu başlıkların her birine 000 serisinden başlayıp, 900
serisinde biten üç haneli bir sayı verilir. Daha sonra bunlar da 10 sayısıyla
başlayacak şekilde kendi içlerinde iki haneli alt başlıklara ayrılırlar. Dosyalar ve kullanılmalarıyla ilgili karşılaşacağınız en
büyük sorunlardan biri, yerlerini bulmaya çalışırken ortaya çıkar. Bu sorunu
çözmenin en iyi yolu evrak kayıt defteri kullanmaktır. Evrak kayıt defterinden örnek bir sayfa: Evrak Kayıt Defteri
BÖLÜM 3 TELEFON ÇAĞRILARI VE ZİYARETÇİLER Telefon Çağrıları Ve Ziyaretçilerle Profesyonel Biçimde
İlgilenme Başka şirketten birisinin telefonda size davranış şeklinden
hiç mutsuzluk duyduğunuz oldu mu? Elbette olmuştur. İş yaşamında en sık
görülen yakınmalardan biri de telefonda kötü muamele görme gerçeğidir. Şirket
hatları sürekli meşgul. Sekreter sizi yanlış insana bağlıyor. Kaba bir
şekilde karşılanıyorsunuz. "Beklemeye" alınıp, sonra da
unutuluyorsunuz. Bağlantı birden kesiliyor. Bütün bunların o şirket için
sonucu: Çoğunlukla kızgın müşteriler. Peki, konum tersine çevrildiğinde - sizin şirketi
aradıklarında ve sizinle konuştuklarında - durum nasıl? Telefonda daha iyi konuşma teknikleri: "Günaydın" ya da "iyi günler" diyerek
başlayın ve sonra şirketinizin ismini ekleyin. Konuşurken ağzınızda yiyecek, sakız, kalem, vs.
bulunmamasına dikkat edin. Çok kısa, yetersiz ve kaba cevaplar vermeyin Telefonun başından ayrılmayınız. "Beklemeye" aldığınız durumlarda, zaman zaman geri
dönerek o kişiyi unutmamış olduğunuzu hissettirin. Eğer çok acil bir çağrı var ama patron toplantıdaysa, sakın
toplantıyı bölmeyin. Not alıp, kendisine iletin. Eğer patronunuzla görüşmek isteyen biri arıyorsa, dışarda
olduğunu söylemeden önce sakın o kişinin ismini sormayın.(Aksi takdirde,
arayan kişi patronun görüşmek istemediğini ve kasten
"perdelettiğini" sanarak gücenebilir.) Telefonda sesinizi değiştirmeyin. Patronunuz gerçekten de "perdelemenizi" isterse;
yani görüşüp görüşmeme konusunda karar vermeden önce kimin aradığını
bildirmenizi isterse, bunu karşı tarafa hissettirmemelisiniz. Arayan kişi
önce kendini tanıtıyorsa ve siz de patronun görüşmek isteyeceğinden
eminseniz, rahatlıkla patrona bağlayabilirsiniz. Diğer durumlarda ise,
"Bir bakayım yerinde mi?" deyin ve (eğer tanımadığınız biriyse)
arayan kişinin adını ve çalıştığı şirketi sorun. Görüşmeleri her zaman için karşı tarafın "Pat diye
kapattı" izlenimine kapılmayacağı bir biçimde sona erdirmeye çalışın ve
cevaplamakla o kişiye büyük bir iyilikte bulunuyormuşsunuz gibi bir tavır
takınmayın. Ayrıca sizi işinizden alıkoyuyormuş muamelesi de yapmayın. Resmi Tanıştırmalar İki departman müdürü: Eğer iki müdürün de kuruluş içindeki
konumu eşitse ve birinin diğerinden daha yaşlı olduğunu biliyorsanız, genç
olanı yaşlı müdüre takdim edersiniz. İki ayrı grubu: Olabildiğince yaş ve rütbeye göre takdim
etmeye çalışın. Bir kişiyi gruba: Orada bulunanları işteki rütbelerine göre
takdim etmektir. Tanışma prosedürünün bir parçası olarak, rütbe ve konum ne
olursa olsun el sıkışmak gerekir. Ve elbette ki karşı taraf ayakta ise siz de
ayağa kalkmalısınız. En önemlisi de, ziyaretçi ismini söylediğinde aklınızda
iyi tutun çünkü tanıştırmayı yaparken buna ihtiyacınız olacak. Program dışı gelen ziyaretçilerle ilgilenme: Bu ziyaretçiler ; satıcılar, şirket personeli patronunuzun
ailesi veya arkadaşları olabilir. Siz patronun nasıl davranmanızı istediğini
öğrenin ve ona göre davranın. Şirket personelinden patronla görüşmek isteten kişi
patrondan daha kıdemliyse "perdeleme" yapmaya çalışmayın. Yabancı ülkelerden gelen ziyaretçilere özel ilgi: Onlara dostça davranın ama iş hayatının gerektirdiği gibi
olun. Misafirler için oteller, toplantılar, ulaşım, vs ayarladıysanız,
mutlaka konfirmasyon yapın. Gerekiyorsa rehber ve tercüman ayarlayın. Yabancılar söz konusu olduğunda hediye vermenin potansiyel
bazı tehlikeleri vardır. Ülkenizde geleneksel olan hediyeler ve paketleri,
hiç de istemediğiniz halde misafirinizin gelenek ve göreneklerine hakaret
oluşturabilir. Bir Arap işadamının çocukları için hediye verilebilir ama
eşi için hediye vermek uygun olmaz. Latin Amerika' da çoğu ürünler bulunmuyor
veya çok yüksek vergi alınıyor. Örneğin bir mühendisle ilgileniyorsanız, cep
hesap makinesi uygun olabilir. Çinli işadamları hediye verme olayını oldukça
resmi bir iş olarak görürler. Çoğu hediyeler kanunen yasaktır. Bir Amerikalı
işadamına hediye vermek için en uygun zaman Noel dönemidir. Japonya'da hediye
vermek için beyaz kağıda sarmayın, ölümü çağrıştırır. Ortadoğu'da hediye olarak
mendil vermeyin, ilişkiyi kopardığınız anlamına gelir. Kore'de hiç bir şeyi
dört adet vermeyin, uğursuzluk getirdiği düşünülür. BÖLÜM 4 HALKLA İLİŞKİLER BECERİLERİ İnsanlarla İlgili Sorunları Çözmede Kişisel "Halkla
İlişkileri" Kullanma Siz patronunuzla ilgilenmenizin yanısıra muhtelemen başka
iki temel "seyirci" grubuyla daha ilgileniyorsunuzdur: Müşteriler
ve iş arkadaşlarınız. Hayır demeyi öğrenme: Bazen sizin amiriniz olmadığı halde birileri çizgiyi aşıp,
yönetici konumlarını kullanmaya çalıştıkları durumlarla karşılaşabilirsiniz.
Her zaman nazik bir biçimde "bir dakika" ayırmanızı rica eder, sizi
ne kadar takdir ettiğini anlatmaya çalışır. Siz işlerinizle meşgul olduğunuzu
anlatmaya çalışırsınız. Ama sizi dinlemez. Ya "sadece bir dakika"
alacağını söyler, ya da "sorun değil, acelesi yok" deyip masanızın
üzerine bırakıp gider. Böylesi rahatsız edici bir duruma yakalanmamanın en iyi
yolu, başka biri sizden yardım istediğinde nasıl davranmanız gerektiği
konusunda patronunuzdan talimatlar almaktır. Şöyle söylemenizi söyleyebilir: "Patronum izin verirse yardımcı olmak isterim. Önce
onunla konuşun ve onayını alın" Şikayetler ve saldırganlıkla başa çıkma: Kızgın insanlarla ilgilenirken mantığınızı, duygularınızı ve
gerçekleri birleştirmeniz gerekir. Örneğin, kesinlikle haksız olsa bile bir
müşteriye niçin haksız olduğunu anlatmaya çalışmak yerine, müşterilerin
şikayetine karşı çıkmamakla çok daha iyi sonuç elde edebilirsiniz. Ortamda
saldırgan ve olumsuz bir hava varsa, ilk dakikaları ele alış biçiminizle
sonucu etkileyebilirsiniz. Patronunuzla münakaşa konusuna gelince: Belki münakaşayı
kazanabilirsiniz ama bu, savaşı kaybetme olasılığını artırmaktan başka bir
işe yaramaz. Oysa, konuyu "tartışmak" daha iyi bir yoldur. Bir örnek: "siparişim nerede?Şirketiniz hiç bir işi
doğru dürüst yapamaz mı?" Zıt cevap: "Dert etmeyin, üzerinde çalışıyoruz. Ancak
her siparişinizi, her zaman çok acil yetiştirmemiz nasıl mümkün olsun ki? Tamamlayıcı cevap: "Böyle bir duruma neden olduğumuz
için sizden özür dilerim. Yardımcı olabilmek için elimden gelen herşeyi
yapmaya çalışacağımdan emin olabilirsiniz. BÖLÜM 5 OFİS OTOMASYONU Bir ofiste bulunması gereken ofis araçları:
BÖLÜM 6 SEYAHAT DÜZENLEMELERİ Patronun Seyahat Düzenlemelerini Yapma Seyahat düzenlemesi için ana işlevler şunlardır: 1.Otel ve seyahat rezervasyonları 2.Biletleri satın alma 3.Seyehat harcırahını düzenleme 4.Randevu programı hazırlama 5.Pasoport ve vizeler 6. Gezi programını daktilo etme BÖLÜM 7 ETKİLİ TOPLANTI KOORDİNASTONU Başarılı bir gündem için dört adım:
Toplantı programını seçme:
Not: Toplantıların oturma düzenlerinde ego, konum ve
prestijin önemli rolleri vardır. Görsel ve işitsel yardımcıları kullanarak
toplantınızı daha aktif hale getirebilirsiniz. Toplantıya ev sahipliği etmede sizin rolünüz:
BÖLÜM 8 KİŞİSEL GELİŞİM Nasıl not tutulur: Anahtar sözcükleri yakalayın ve dinleyerek bölümler halinde
özet çıkarmayı öğrenin. Daha etkili nasıl dinleyebilirsiniz: A. Önem verin. B. Dinleme engellerinden kaçının.
C. İyi dinleme teknikleri geliştirin.
Daha etkili nasıl konuşa bilirsiniz ? A. Konuşma öncesi etkinlikleri
B. Konuşmayı sunma:
|