DOĞRU İŞE DOĞRU ELEMAN

Yazarı : John FINNIGON

Yayınevi : Rota

Baskı : İstanbul / 1995 / 153 shf.

1-BÖLÜM

Tam Kullanılmayan Kaynak: İnsan

Yönetim, sonuçlara ulaşılmak için kaynakların kullanımıdır. İki çeşit kaynak vardır. Birincisi insan, para, makine vb. ikincisi de fikirler, liderlik, ilham. Bunlar olmaksızın sizin sonuca ulaşmanız imkansızdır. Bu kaynakları içinde de en önemli olan da insandır. Her bir kaynak için belirli bütçeler oluşturulur ve bunlarla yönetimi en iyi şekilde yapıp, amaca ulaşmak istersiniz. O halde en önemli kaynak dediğimiz insan içinde bir bütçe ayrılmalıdır. Onun eğitimi, motivasyonu sağlanmalıdır.

Sanayi ve iş kuruluşlarında en az saygı duyulan ve değeri en az takdir edilen bölümlerden biri, personel bölümü olagelmiştir. Oysaki bu bölüm iyi anlaşılır, personelle olan ilişki iyi kurulursa şirketin gelişmesi ve kara geçmesi daha kolay olacaktır. Burada personel yönetiminin kilit işlerine bakmakta yarar vardır.

1-İyi tanımlanmış işleri doğru zamanda yapacak yeterli sayıda doğru elemanın sağlanması

2-İnsan kaynaklarının en etkili şekilde kullanılıp geliştirilmesi

3-İnsanların performanslarını değerlendirme, onları güdüleme ve ödüllendirme

4-Şirketin ortamının, bu kilit işlerde başarıya ulaşabilmesi için uygun olduğunu sağlamak

5-İşe insan alınması zamanlarında şirketin yasalar dahilinde hareket etmesini sağlama

6- Ulusal ve yerel anlaşmalarda tanımlanan endüstriyel ilişkilere ve yasaların gerektirdiği prosedürlere katılma

Eğer doğru işe doğru kişiyi yerleştirme büyük ölçüde personel yöneticisine bağlıysa, Personel yöneticisi gelecekte karşılaşacağı işe alma doğru alanda istihdam etme sorunlarıyla başa çıkma sorunlarıyla karşılaşacaktır. Personel yönetimi bölümünün başarıya ulaşmasını isteniyorsa şunlara dikkat edilmelidir...

a-Marjinal kalmaması; işin merkezine yerleştirilmesi

b-Her zaman kesin enformasyon sağlayamasa da, insan gücünü planlaması

c-Sağlanması çok güç ve değerli olan enformasyon sağlaması

d-Geleceğe yönelik planlama işlevi görmeli

e-Yaptığı bu işlerde bilgisayarı kullanmalı; sosyoloji, psikoloji ve çalışma ortamları hakkında uzmanlara ulaşabilmeli

f-Değerlendirmeyi iyi yapmalı

Bir iş merkezinin yöneticisinin en fazla önem vereceği şey kardır. İnsana yapılan yatırım ile diğer şeylere yapılan yatırımdan alınan karşılık aynıdır. Bölüm yöneticisinin gereksinimleri şunlardır...:

a-Personel yöneticisi, bölüm yöneticisini anlamalı ve her türlü personel ve eğitim etkinliğinde bunları göz önüne katmalıdır.

b-Şirketin ve ona bağlı çalışanlar hakkında bilgi almak

c-İşlerin, verilecek eğitimin en iyi şekilde olmasının sağlanması için düşünülerek düzenlenmesi

d-İnsan gücü geliştirme ve kullanma planına sahip olma

2-Çalışma Koşullarının Düzenlenmesi

İnsanlara bir yatırım yaklaşımı gerçekleştirirken, başlangıç noktası iş çözümlemesi olmalıdır. Bu iş niye var? Amacı nedir ? Amacına bağlı olarak nasıl yerine getiriliyor ? Amacına ulaşılıyor mu ? gibi temel sorularla çözümlenmeli.

Böyle bir çözümlemeye girmeden önce işle ilgili enformasyon toplanması gerekecektir. Bu enformasyonun toplanma kaynakları ise ;

• Müdürler ya da bölüm yöneticileri
• Denetçiler
• İşi yapan kişilerden
• İşten ayrılmak isteyenlerden
• İşçi temsilcilerinden

Bu enformasyon kaynaklarının kendi işlerine göre olumlu ve olumsuz yanları olabilecektir. Müdürler ilk defa kendilerini böyle bir şey içinde tartışırken bulabileceklerdir. Denetçiler ise, işçi ile ilk elden teması olan kişilerdir. Bunları bilgi toplama sahasına çekmeli ve işle temaslarını kesmeliyiz. İş çözümlemesi yapmadan önce çalışanlar bu konuda iyi bilgilendirilmelidir ki bir sorun çıkmasın. İşte çalışanlar iş hakkında en mükemmel enformasyon kaynağıdır. Bunun böyle olduğunun birçok yönetici farkında değildir. Bu nedenle akıllı yöneticiler işçilerle sık görüşür ve işlerin ilerleyişi hakkında ilk bilgileri almalıdırlar

İşten ayrılanlar, personel ve bölüm yöneticilerinin ihmal ettiği bir enformasyon kaynağıdır. İşten ayrılan kişiyle yapılan bir görüşme eğer makul sınırlar içinde tutulabilirse iş yerinde işlerin nasıl gittiği personelin birbiriyle kişisel ve yönetsel ilişkileri ve bunlar gibi bir çok bilgi elde edilebilir.

Bilgileri toplarken bir takım engellerle karşılaşılması oldukça doğaldır. Sabırla bu engellerin üzerine gidilmeli ve kişiliklere zarar verilmemelidir. Bu bilgi toplama işlemini yapan insan kişisel mizaçlara yapılan yanlışlıklara takılmadan ve yılmadan enformasyon toplamaya devam etmelidir.

Yapılacak işlerin çözümlenmesinde bölüm yöneticileri doğru kişiler değillerdir çünkü, buna uygun bir eğitimleri ve de zamanları yoktur. Aynı zamanda işin içindedirler ve tarafsız yaklaşamayacakları gibi kendileri sorunun bir parçası da olabilirler. Çalışanlar bölüm yöneticisine yaptıklarını değil de, onların görmek istediklerini görmek isterler. Bu nedenle dışarıdan bir uzmana ya da personel yöneticisine yaptırılmalıdır. Bulguları iyi değerlendirmek için yöneticiler iş yeri ilke ve hedeflerini bildirmelidirler ki çözümlemeyi yapacak olan kişi kilit noktaları saptayabilsin. Daha sonra örgütsel yapı şeması incelenmelidir yoksa oluşturulmalıdır. Çözümleyici enformasyonu çok dikkatli toplamalıdır ki bilgiler toplanırken içerisine insan doğasından kaynaklanan duygular, uyuşmazlıklar girmesin. Toplanan bu bilgilerle, zaman israfı, etkinliklerin çakışması, insanlardan yetersiz yararlanma gibi kusurların giderilmesiyle yeniden örgütlenme sağlanabilir. Yapıdaki yanlış ya da eksik elemanlar belirlenir. Yeni kişileri işe alama ya da işten çıkarma varsa bu gereksinim öğrenilir.

3 -Arz Kaynakları

İş ve personel tarifi tam yapılmasa da iş çözümlenmesine gidilmese de bir bölüm veya işletme için doğru elemanı bulmak gerçek bir sorundur ve büyük mali bir yük getirir. Doğru eleman şirket içindekilerden seçilebileceği gibi dış kaynak olarak okullardan, üniversitelerden, işletme okullarından ve iş gücü piyasasından bulunabilir.

Bölüm yöneticisi için bordroya yeni birisini eklemektense şirket içindeki yetenekleri değerlendirmek daha uygundur. Bununla birlikte yöneticiler okullarla, üniversitelerle içli dışlı olmalı ve genç yetenekleri şirketinin geleceği adına şirketine kazandırmalıdır. Kendisi bizzat bu işleri yapamıyorsa personel yöneticisinden bu konuda faydalanabilir. Son yıllarda çoğunlukla ihmal edilen bir kaynakta kadınlardır. Genç kadınların istihdam etmemenin eski nedeni kısa süre sonra evlenip işten ayrılacak olmalarıydı artık bu neden geçerli değil. Bu kaynaktan yeterince faydalanılması gerekir.

4 -Doğru İnsanı Seçme - 1

Eleman seçme işinde deneyim edinmemiş bölüm yöneticileri dışarıdan bir uzmanın yardımına başvururlar. Yardım alınsın veya alınmasın her yöneticiye yeni eleman alırken uymak zorunda olduğu bazı ilkeleri göstermek mümkündür. Buradaki ilkeler ilan ilkeleriyle aynı olup şu şekildedir;

İlan Verme

a - İlan dikkat çekici olmalı.

b - Yanıt verme arzusu uyandırmalı.

c - Eyleme geçmeye tahrik etmelidir.

Yanıtların Çözümlenmesi

Başvuru mektupları sınırlı bir enformasyon sağlar. Bunu daha fazla geliştirmek için ayrıntılı anketler hazırlanabilir. Değerlendirmeler objektif bir şekilde yapılmalıdır. Yapılan bu değerlendirmelerden sonra tespit edilen bu adaylar için görüşme hazırlıkları yapılır. Başarılı bir görüşme başarılı bir hazırlığa bağlıdır. Yapılan görüşmeler istenilirse kaydedilir.

5 -Doğru İnsanı Seçme - 2

Doğru insan seçiminde ek yöntemlerde kullanılabilir. Testler böyle bir ek yöntemdir. Çeşitli türde testler vardır: zeka testleri, yetenek testleri, kişilik testleri ve mizaç testleri. İşin gereksinimine göre bunlardan faydalanılabilir. Yapılan bu yöntemler bireylerin kişisel yönleriyle ilgiliydi. Oysaki iş koşuları genellikle insanların gurup halinde çalışmasını gerektirir. Bundan dolayı işe alınacak kişinin gruplara uyumu da önemlidir.

Ayrıca doğru insan seçiminde kullanılan diğer bir yöntemde grafoloji (el yazısı çözümlemesi) dir. Oldukça önemli kişisel faktörler hakkında bilgi verir. Bütünlük, başkalarıyla ilişkiler, koşullara verilen tepkiler, davranışın düzenlenmesi ve takım ruhu bu faktörlerdendir.

6 -İnsanları İşlerle Eşleştirme

Başarı ancak işlerle insanları dikkatli bir şekilde eşleştirmenin ardından gelecektir. Yönetici insanlara neden çalıştığını çok iyi bilmek zorundadır. İnsanlar ücret, güvenlik, mevki gibi nedenlerden çalıştığı gözükse de asıl neden motivasyondur. Yöneticiler işyerlerinde insanlar arası diyaloğu en iyi şekilde sağlamalıdırlar. Herşeyden önce çalışanlar insandırlar unutulmamalıdır. İnsanların kendileri için çalışmalarının sebebi, onların kendi gereksinimleridir. Siz bu gereksinimleri onlara en iyi şekilde verirseniz onlarda sizler için daha iyi çalışacaklardır.

7-İşe Başlatma

Yeni insanların işletmeye alınması oldukça pahalı olabilir. Oysa ki zamanın da okullarla temasa geçilip mezun olanlar alınabilirse yaz kampları şeklindeki kurslarla bu yeni mezunlar işletmeye kazandırılabilir. Modern şirketlerin çoğunda personel yöneticisin çoğu vakti Üniversite son sınıflara seminer vermekle geçer. Kendisinin zaman kaybı ve yorgunluk yanına kâr kalıyor dense de o kendi işletmesi için iyi bir reklam ve işçi tespiti yapar.

Yeni insanlar alınır: Bunlar her atama döneminde uygun kurslardan geçirilir. Gerekli eğitimleri sağlanıp ve geleceğin şirket yöneticileri yetiştirilmeye çalışılır. Atama dönemlerinde uygun olmayan ilerde çalışanlar varsa bunlar yeteneklerine göre işlere kaydırılırlar

8-Terfi Ve Gelişme

İnsanları bulmak onları yetiştirmek kolay olmayan bir iştir. Elde bulunan insanların şirket içi prosedüre göre terfi ettirilmesi, yetişen yeteneklerin şirketin geleceği adına değerlendirilmesi sağlanmalıdır. Bu terfi daha önceden planlanmış deneyim yoluyla gerçekleştirilebilir ya da kendini geliştirmiş insanlar terfi ettirilir. Ayrıca insan yetiştirme açısında varsa dışarıda açılan kurslar kullanılabilir.

Terfi Ve Gelişim Etkinliklerinin Prosedürü

• Yeteneği ortaya çıkarma ve geliştirme gereksinimini saptayın
• İnsanlar hakkında enformasyon toplayın
• Örgütlenmenin gelişme ve teri için uygun olup olmadığı
• Kişisel programların tasarımı
• Terfi

9-Değerlendirme Ve Ödüller

Yapılan her işte olduğu gibi işletmedeki çalışanlarında değerlendirilmesi gerekmektedir. Bu değerlendirme genelde olduğu gibi aşağıdaki şekillerde yapılmaktadır.

• İşi zamanında yapmak
• Kişilik işbirliğine girme
• İnsanlarla iyi geçinme
• İçtenlik
• Vicdanlı olma
• Çalışma kapasitesi
• İş bitirme yetisi

Bütün bu nitelikler yöneticiler için büyük önem taşımaktadır. Bunların iyi değerlendirilmesi gereklidir. Değerlendirici bu işi yaparken kendisini değerlendirilenin yerine koymalıdır. Yapılan işin karşılığında verilen ücrette mutlaka değerlendirilmeye alınmalı, eğer teşvik gerekiyorsa motiveyi daha da arttıracaksa verilmelidir.

10 -Yasa Ve İletişim

Bu bölümde Birleşik Krallıkta personel yönetimi hakkında çıkartılan yasanın incelenmesi yapılmıştır.

11-Doğru İşe Doğru Eleman: Gelecek

İşletmenin gelecekteki eleman sorununun şansa bırakılmamalıdır. Bölüm yöneticisi şirketin refahı ve devamı açısından buna dikkat etmelidir. Gerekli elemanları zamanında tespit etmeli, yetenekleri kaçırmamalıdır. Çalışanlarını kazanma yoluna gitmeli onların gereksinimlerini çözmelidir. Çok önemli bir noktada ..:eğer böyle bir gelişmeye karar verilirse ilk yapılacak şey eldeki değerleri tanımak olmalıdır. Yenilikleri düşünmeye başlamadan önce eskilerin sağlamlaştırılıp, pekiştirilmesi lazımdır. Var olan insan kaynakları en iyi şekilde planlamasının yapılması gerekmektedir.