|
|
Yazar :
Greville JANNER Yayınevi : Rota Yayınları ÖNSÖZ Bu kitap bir toplantıda nasıl en iyi şekilde hitap
edileceğini; kendini savunmanın ve düşünüp konuşmanın temel kurallarını; bir
toplantıya nasıl hazırlanılıp, bunun nasıl örgütlenip nasıl yürütüleceğini;
kürsüden veya dinleyici sıralarından toplantıyı nasıl kazanacağınızı; basınla
nasıl başa çıkacağınızı ve kamera karşısında nasıl davranacağınızı açıklıyor.
1.TOPLANTILARDA HİTAP Ayakta Düşünmek: Ayakta iken hakimsinizdir. Oturduğunuzda ise herkesle aynı
seviyede. Konuşmanızın başında, dinleyicilere ve kendinizi kontrol
altına alın. Ayağa kalkmadan önce elbisenizi ve kravatınızı düzeltin.,
kalkınca da mikrofonunuzu. Başlamadan önce kendinize zaman tanıyın.
Dinleyicilerin dikkatlerini toplamasını ve sessizleşmesini bekleyin, sonra
konuşmaya başlayın. Esas noktaları belirleyin ve her birini ayrı bir karta
yazın. Konuşmalarını okuyarak yapanlar oldukça seyrek kazanırlar. İlk ve son sözler en önemlileridir. Güvenin anahtarı,
konunuzu ve dinleyicilerinizi bilmenizdedir. Dinleyiciniz sadece kişilere
değil aynı zamanda o günkü ruh hallerine de bağlıdırlar. Notlarınız koltuk değneği olarak değil yol göstericiler
olarak kullanılmalıdır. Dinleyicilerin ilgisini sıcak tutmak için, hızınızı ve
konuşmanızın içeriğini ayarlayın. Siz konuşurken konuşmalarına izin vermeyin.
Sesiniz duyulmuyorsa akustiğe göre sesinizi ayarlayın. Sesinizin gümbürdemesi
hiç duyulmamasından daha iyidir. Toplantılara tekrar davet edilmek
istiyorsanız hazırlanın ve ayakta düşünmeyi öğrenin. İletişim: İletişim Düşüncelerin aktarımıdır. İlk cümlenizle işe
başlayın. Basit ve açık sözcükler kullanın. Basitlik içtenlik demektir. Gözünüzü dinleyicinize dikin. Samimi olun ve gözün zihnin
anahtar deliği olduğunu unutmayın. Dolaysız olun. Edilgen değil etken cümleler kullanın. Gönül
kırmayınız. İletişim sürekli konuşmak değildir. Sesliği sağlamak üzere
güvenli bir duraksama iyidir. Dinleyin ve öğrenin. Kafanızın çalışıyor
olması, sonsuzu kadar konuşmanızı gerektirmez. İnsafınıza kalmış bir dinleyici kitlesi bulduğunuzda, uzun
monologlarınızdan birine başlamayın. İkna Etmenin Yolları: Bunun için içtenlik zorunludur. Söylediğinize kendinizin
inanıyor olması dinleyicilerinde size inanmasını sağlayacaktır. Başkanlık kürsüsünde dolaysız konuşun. Olduğundan az gösterme, içtenlik konusunda abartmadan çok
daha iyi bir araçtır. Abartma her şeyi mahveder. Gülümseyin ama gülmeyin.
Memnun etmek durumunda olduğunuz kişilere kaşı kırıcı olmayın. Dinleyiciler
sizden hoşlanmalıdırlar. Bu durumda mesajınızı kabul edecekler ya da en
azından reddederken kin duymayacaklardır. Mesajınızı tekrarlayarak zihinlere kazıyınız. Sözcükler
yerine ve durumuna göre özenle seçilmelidir. Tam olarak anlamadığınız
sözcüklere karşı dikkatli olun. Soğuk kanlı, sakin ve kendinize özgü
nüktedanlığınızla güler yüzlü olun ki aynısını göresiniz. Konuşmacıya bakın ve o konuşurken konuşmayın. Büyülü Duraksama: Zamanlama başarılı olmanın anahtarı, duraksama da
zamanlamanın sırrıdır. Kendinizi ve dinleyicinizi kontrol altına almadan
konuşmaya başlamayın. Konuşma aparken notlarınıza baktığınız sırada susun. Konuşmanızın sonunda mesajınızı vurgulamalı ve
dinleyicilerinize düşünmek için bir neden vermelidir. Zaman: Düşmanınız Zaman parlemantodan Camiiye adı konmamış düşmanınızdır.
Sorularla araya girmelerine izin verin. Formaliteleri azaltıp muzakere ve sorular için daha fazla
zaman ayırabilirsiniz Sıkılmalar görürseniz konuşmanızı sonuçlandırın ya da
değişikliklerle renklendirin. Bir katılımcının tepkisini açığa çıkarın,
diğerleri de havaya girecektir. Konuşmayı çok erken bitirmekten çekinerek uzun konuşmalar
yapmayın. Aynı süreye daha çok sözcük sıkıştırmak için hızlı konuşmayın Mizah ve Nükte Mizah iyi bir konuşmanın tuzu biberidir. En yi nükte,
güncel, kendiliğinden ve tepkisel olanıdır. Sizden önceki konuşmaya gönderme
yapınız. Nüktenizi gülmeden bir yolla belirtiniz. Başkalarıyla alaycı
olmayınız Durum sıkıcıysa ve nükte beklenmiyorsa, nükte o derece etkili
olacaktır. Nükte başarısızsa bozulmayın Gülmeyi İhmal Etmeyin Kimse övgüyü tepmez. Dilinizi kötü şakadan, dudaklarınızı da yalandan koruyunuz. Öne Çıkmak Yöntemlerinizi daha işin başında duyarlılık ve özenle şeçin. Toplantıya bir telgraf veya mesaj göndermek, orada hazır
bulunmaktan daha etkili olabilir; hele de bulunduğunuzda konuşma şansınız
yoksa. Kırıcı Olmak Bu konuda ilk hedef onuru kırılmış insanın ve bunun
nedeninin tespit edilmesidir. Kendinden az emin insanlar saldırgan olurlar.
Size yapılan saldırı halinde vakarınızı koruyunuz. Özellikle suçsuz olduğunuz
biliniyorsa suçu üzerinize alabilirsiniz. İyi nükte kötü muameleye karşı en iyi yanıttır. Biri
kendisinin bulunmadığı bir yerde söylediklerinizden incinirse ilk fırsatta
yüz yüze ya da telefonla ona açıklayın. Hata ve Özür Özellikle konuşma yapılırken ve oturum yönetilirken
hataların daha sık kabul edilmesi daha popüler ve güvenilirliğe vesile olur. Soru ne kadar gülünçse bunu sahibinin yüzüne vurmamak o
kadar önemlidir. Eğer birini utandırdıysanız diğerleri de benzer bir
muameleye uğramaktan çekineceklerdir. Endişe sessizliğe yol açar. Sessizlik
ise konuşma ve toplantıların ölümü demektir. "Hata yapmanın güzelliği" der Oscar Wilde
"tekrar yaptığınızda o hatayı tanıyabilmenizdir." Araya Girenler ve Laf Atanlar Zaferde cömert olmak, yenilgide cömert olmaktan çok daha
hoştur. Muhaliflerinizin alaylarını kendilerine yansıtın, dinleyici sıraları
düşmanlarla dolu değilse insanlar sizi tutacaktır. Dinleyicilerin adalet duygularına seslenerek onları
kendinize çekiniz. En iyi tepki toplantının türüne ve büyüklüğüne bağlıdır. Asla duraksamaktan korkmayın. Sözünüzün kesilmiş olmasını
kendi yararınıza kullanmaya bakın. Konuşmacının Kontrol Listesi 1) Kim? Dinleyiciler kim?, Kaç kişiler? ve Nerede
bulunuyorlar? 2) Onlar ne istiyorlar? 3) BENİM mesajım NE? 4) Bu mesajı en iyi NASIL aktarırım? 2.KURALLAR VE DÜZEN Gündem Bir toplantı için gündem, bir dağcı için harita neyse odur. Gündemi saptamadan toplantıya başlamayın. Gelmeyenlerin mazeretleriyle başlayın. Bir toplantı ilerleye bilmek için geriye dayanmalıdır. Bir
önceki toplantının tutanaklarını değerlendiriniz. Gündemsiz hiçbir toplantı doyurucu olmaz. İyi bir gündem de
esnek olmalıdır. Çeşitli baskılar gündem hazırlamak için imkan vermiyorsa toplantıyı
iptal etmek daha iyidir. Tutanaklar Soru 1: Tutanaklara ne girer? Bazı toplantılarda her fikir ve öneri kaydedilir. Kısalık, zarif sözün ruhu ve toplantı kayıtlarının
hikmetidir. Tutanaklar kararları, önergeleri ve uzlaşmaları içermelidir. Soru 2: Ne zaman tutanak
tutulur? Mümkün olduğu kadar çabuk. Sabır çaresizliğin kılık
değiştirip erdem haline gelmesi diye tarif edilir. Telaş endişenin gözle görülür bir işaretidir. Soru 3: Tutanakları kim kontrol
eder? Yanlış olmalarından kim sorumlu tutulacaksa o kişi kontrol
eder. Tutanak tutan kişi şefine tutanağı kontrol etme şansı
vermelidir. Soru 4: Tutanaklar kimlere
verilir? İçeriklerini bilmeye gereksinimi olanlara. Soru 5: Tutanaklar nasıl
düzeltilir? Bu hangi sistemi kullandığınıza bağlıdır. Toplantı ne kadar
büyükse katılımcılardan önerecekleri düzeltmeleri önceden bildirmelerini
istemek o kadar büyük önem taşır. Öneriyi reddetme en son göz önüne
alınmalıdır. Tutanakları yazacaksanız yanlış yapmamaya özen gösterin, aksi
halde muhataplarınızın güvenini kaybederseniz. Kurallar ve Usul: Usuller bir toplantının belirli bir zamanda bitirilmesini
şart koştuğu halde iş o süre içerisinde bitmemişse, toplantının devam
edebilmesi için yürürlükteki usullerin askıya alınması zorunludur. Usul ve Bilgilendirme Konuları Düzen sağlanmak zorundadır. Usul sorunları sık sık toplantıyı kesintiye uğratma ve
geciktirme yöntemi olarak kötüye kullanılır. Böyle durumlarda başkanın biraz
sertçe müdahalede bulunması gerekebilir. Toplantıyı kendi tarafınıza çekin. Sakin olun. Kesin kararlar verin ve sonucun iyi olacağını
umun. İnsanları kişisel saldırılardan koruyunuz. Kararlar Önergeler ve Değişiklikler Bir önerge veya kararın usule uygun olması için gündeme
alınması ve ona karşı çıkanların toplantıya katılıp muhalefet edebilmelerine
sağlamak üzere uygun şekilde duyurulması gerekebilir. Tartışma ne kadar şiddetliyse soğuk kanlılığınızı,
sükunetinizi ve nüktedanlığınızı korumaya o kadar gereksinimiz olacaktır.
Yapabiliyorsanız öneri ve değişiklikleri yasaklayın. Başkanın toplantıdan önce veya sonra hangi noktalarda zayıf
kaldığını düşünmesi iyi olur. Oylama Ayrılığı gidermenin en iyi yolu oylama yapmaktır. Konu ne kadar önemli ve toplantı ne kadar büyükse gizli
oylamaya ihtiyaç o kadar olasıdır. Toplantılar söz konusu olduğunda,
geleneklerin gücüne aşırı bel bağlamamak gerekir. Sonucu başkan duyurur. Konuk Konuşmacılar Doğru konukları davet etmek ve çok fazla konuk davet etmemek
yerinde en iyi başarıdır. Bu onlara gerekli ilgi gösterebilmek için birinci
kuraldır. Teşekkür Konuşmaları Pratikte bu iş genellikle, bir iyi niyet jesti olarak ya da
gönül almak için hatırlı bir kişiye verilir. Toplantıda bulunanlar adına teşekkür edin, kısa ve samimi
bir havayla konuşun. Dinlediğiniz konuşmadan cümle ya da fikirler aktararak
işe başlayın. Teşekkür konuşmasını asla kağıttan okumayın. Konuşma fırsatını eleştiri veya saldırı için kullanmayın.
Konuşmayı doruğuna ulaştırarak sözlerinizi bitirin. Soru Zamanı: İyi sorular sorup iyi yanıtlar veren büyük itibar kazanır. Uzman konuşmacılar, kendilerine uygun geldiğinde sözlerinin
kesilmesine izin verirler. Konuşmanız ne kadar resmi, karmaşık veya sıkıcı bir
konudaysa araya girmelere izin vermeye o kadar hazır olmalısınız. Hazırlanın, davanızı bilin ve hatiplik zırhındaki çatlaklıklara
dikkat edin. 3.KÜRSÜDE Toplantıları Başkanlık Kürsüsünden kazanmak Toplantılarda hedef kazanmaktır, bu da ciddi bir incelemeye
layıktır. Toplantı ne kadar zorluysa, sabra gereksim o kadar fazladır. Muhalefet zabt olunmassa... Toplantıyı erteleyin Tartışmayı bir komiteye aktarın Dinleyicilerin arasına kendi görüşünüzü savunacak insanları
serpiştirin. Başkanlık koltuğundayken kazanmanın en son ve tek yolu hiç
bir zaman kaybettiğinizi kabul etmemektir. Toplantılara ilginçlik kazandırma başarıya vesile olur. Toplantı Başkanı Bir toplantıya başkanlık etmek, deneyimsiz olanlar için bir
sınav, uzmanlar için meydan okuma, başarılı olanlar için ise bir zevktir. Hazırlanmış olarak toplantıya geçilmelidir. Geç gelenleri gülümseyerek karşılayın, sonra da orada
bulunmalarının bir amacı olduğunu onlara hissettirin. Mümkün olan her yerde katılımcılara adlarıyla hitap edin.
Her biri ile kişisel ilişki kurun. Adil olun. Azınlıktakileri dinleyin. ve
onları koruyun. Bozgunculuk yapanların üstesinden en iyi şekilde
dinleyicilerin kendisi gelir. Mümkün olduğunca kuralları uygulayın ve
gündemden ayrılmamaya çalışın. Kim Konuşacak Başkanın gücünün en büyük kaynağı, kimin, ne zaman ve ne
kadar konuşacağına karar verme hakkıdır. Çok fazla ya da çok sık konuşanların, sıkıcı ve dayanılmaz
konuşma yapanların söz alma talepleriyle uğraşırken, size akıllı bir körlük
diliyorum. Rakibinizin lafını ağzına tıkmak, tartışmanızın haksız yere
aleyhinize dönmesine yolaçar. Resmi toplantılarda daha kararlı olmanız gerekir. Dinleyicilerin Katılımı Dinleyicilerin ilgisini canlı tutmak, bütün toplantılarda
başarının ön koşuludur. Gerçek katılım, konuşmacının tema ve çeşitlemelerine her
dinleyicinin kişisel ilgisini yönetmesi demektir. Sessizlik ve dikkat sağlanmadıkça toplantı da başlamaz. Hünerli bir başkan, kalabalık bir toplantıda bile içgüdüsel
olarak dikkatsizliklerin, huzursuzlaşanları ve esneyenleri izler.
Dinleyicilerin ilgisi asıl olarak konuşmanın içeriğiyle, söylemle ve
müzakereyle sağlanır. Sağlık Eğer bir şikayetiniz varsa kendinize saklayın. Eğer sorunuzun yanıtı hoşunuza gitmeyebilecekse sormayın. Başkanın nezaketi kişisel ayrıntılara ilgi demektir. Ama bu
ilgi ne kadar vakur olursa o kadar takdir edilir. Hazırlıklar Amacınızı kesin olarak belirlerseniz ona ulaşmanız mümkün
olur. Strateji ve taktiklerinizi güvendiğiniz çalışma
arkadaşlarınızla tartışın. Sorununuzu paylaşın. Rahatlık ve terleme sınırlarına dikkat etmek şartıyla,
dinleyiciler ne kadar birbiriyle iç içe ise atmosfer o kadar sıcak ve
konuşmacının işi o kadar kolay olur. Toplantıdan önce kullanacağınız malzemelerin işler olmasına
dikkat edin. Konuşmanızla birlikte kullanacağınız dökümantasyon kesin,
kalıcı ve ispatlanabilir bilgiler içermeli ve dikkatle tasarlanmış olmalıdır.
Görsel malzeme konuşmaya yardımcı olmalı, onun yerini
almamalıdır. Yerleşim yerinin planını yapınız. Konuşmacılarınızı seçiniz, hazırlayınız ve yapacakları iş
için eğitiniz. Toplantılarınızı hazırlarken, Başkanın ve konuşmacıların
size ihsan edilmiş kimseler olduğunu düşünmeyin. Katılımcılar geldiklerinde
toplanacakları yeri hazır hale getiriniz. İçecekler insanları rahatlatır ve birşeyler içebileceğini
bilmek toplantıyı kısaltan mucizevi bir faktördür. Katılanların rahatını özen
gösterin; size şükran duyacaklar ve onlar da size aynısını yapacaklardır. Aşırı Hazırlanmanın Tehlikeleri İyi planlanmış bir toplantı bir çok şeyin planlandığı gibi
gitmeyeceği bir toplantıdır. Fazla hazırlanmış bir konuşmacı, ortaya bir fırsat
çıktığında ya da beklenmedik bir durumla karşılaştığında gereken tepkiyi
gösteremez. Başarılı konuşma yapmanın en önemli koşullarından biri göz
kontağıdır. Oturma düzeni Oturulacak yerler, zihni ve bedeni zinde tutacak şekilde,
yeterli ve rahat olmalıdır. Toplantı odası, toplantının rahat geçmesi için yeteri kadar
büyük ama samimi bir atmosfer sağlayacak kadar da küçük olmalıdır. "Ekme" Kültürü İyi liderlerin izleyicilerinin güven ve bağlılığını kazanmış
olmalarının nedeni, kamuoyu önünde sorumluluğu kabul etmeleridir. Eğer lider sizseniz, fikirler, öneriler ve sorular ekin. Başkanın Kontrol Listesi Toplantı için gerekli düzenlemeleri gözden geçirmelisiniz. Amacınız için en uygun yeri seçiniz. Yerleşim düzenini iyice düşününüz ve ayarlayınız. 4.ÇEŞİTLİ TOPLANTILAR Komiteler Komiteler, konuların veya soruların "havale
edildiği" toplantı veya guruplardır. Genel olarak, komite ne kadar küçükse, aldığı sonuçlar o
kadar iyi olur. Müttefiklerinizi saptayınız. Genel Toplantılar Genel toplantılar geniş bir konular yelpazesiyle ilgilenir. Toplantı ister genel olsun ister özel, katılımcılar uygun
bir duyuruyla haberdar edilmelidir. Yıllık Genel Kurul Her ne şekilde olursa olsun, her bünye yılda bir kez kendi
sağlığını kontrol etmelidir. Zamanı, yeri ve işi göz önünde bulundurarak gündemi
belirleyin ve ne gibi güçlüklerin ortaya çıkabileceğini düşünün. Konferans ve Seminerler Buluşma yeri: Konum, yerin durumu, odalar, maliyet ve hizmet
verecek elemanların keyfiyet ve kemiyetleri. Hazırlık: Elde etmek istediğiniz, konuşmacı sunucu, görsel
malzeme ve doküman. Pazarlar Kararlar Kontrol Sergiler: Konferans
bir sergiyle birlikte yapılıyorsa, sergiyi planlamak hazırlamak, düzenlemek,
yönetmek ve sonra kaldırmak gerekir. İzleme: Geride sonuçların
izlenmesi. İstenilen sonuçlar elde edildi mi? Kongreler Toplantı ne kadar büyükse, ortaya çıkması beklenen sorunlar
o kadar ağır olur. Katılımcıların memnun olmasını istiyorsanız, program
komitenize insanları sıkmayacak konuşmacılar seçmesi talimatını verin. Hazırlık komitesinden sonra yürütme komitesini seçin. Kongre
ne kadar büyükse, komite sistemi o kadar hassasiyetle hazırlanmalıdır. Göz Güzelliğin Büyüsü Bireylerle ilgilenirken, onlara sanki toplantıdaymışlar gibi
davranmayın. İnsanları tanıyın nelerden hoşlanıp nelerden hoşlanmadığını
bilin. Toplantıların en büyüğünde bile, her dinleyici, konuşmacının
kendisine hitap ettiğini hissetmelidir. Yakındaki dinleyicilerin gözlerine bakın ve dinleyin. Göz göze konuşmada kibarlığın yaşamda bir önemi vardır. Görüşmede fikirlerin çift yönlü bir trafiği söz konusudur. Yemekli Toplantılar Eğer ziyafet tatmin ediciyse, toplantı büyük bir olasılıkla
kazanılır. Anlaşabileceklerinden kuşku duyduğunuz insanları ayrı
oturtun. Odayı doldurmaya gayret edin. Kendinizi etkilemek istediğiniz önemli meslektaşlarınızın
arasına yerleştirin. Yemekli toplantıların zamanında sona ermesini dikkat edin. 5.GÖRSEL MALZEME VE İLGİLİ SANATLAR Görsel Malzeme Görsel araçlar, herhangi bir toplantıyı, verilmek istenen
mesaja açıklık, renk ve kesinlik ekleyerek daha canlı hale getirebiliyor. Görsel malzemenin amacı, konuşmacıların ve konuşmanın yerini
alması değil onlara yardımcı olmasıdır. Panoya yazı yazarken dinleyicilere arkanızı dönmeyin. En iyi makine sessiz olanıdır. Sunuş yaparken, tarzınızın, cazibenizin ve otoritenizin
yerini tutabilecek hiçbir şey yoktur. Notlara ihtiyaç duyabilirsiniz. Notlarınızı kendiniz hazırlayın. Tek bir nota çok fazla şey yazmayın. Küçük ya da daktiloyla yazmayın Konuşurken notlarınıza bakmayın ve onları okumayın. Toplantı sonuçlandırmak bir sanattır. |