Öğrenim anlaşması (Learning Agreement) hazırlarken dikkat edilmesi gerekenler:

• İTÜ’de saydıracağınız seçmeli ve zorunlu tüm derslerin kodları ve adları yazılmalı.
  
• İTÜ’de saydıracağınız dersler için İTÜ kredisi toplamını, karşı okuldan alacağınız dersler için ECTS toplamları yazılmalı.
• Her dönem için 30 ECTS olacak şekilde dersler seçilmeli ve karşı kurumda denk sayılacak derslerin ECTS karşılığı aynı ya da çok yakın olmalı.
• Bir kurumdaki dersin ECTS' i ile diğer kurumdaki çok farklı ise, iki ders bir derse denk sayılabilir. Ör. Architectural Design X (14 ECTS) = Mimari Tasarım 5 (9ECTS) + Konuya Uygun bir Seçmeli Ders (5 ECTS).
• Tarihi Çevre Koruma ve Restorasyon, ve Şehircilik ve İmar Hukuku derslerinin Türkiye'ye özgü içeriği nedeniyle öğrenim sözleşmesine eklenmemesi gerekmektedir.
• Zorunlu derslerin içeriğinin karşı kurumda onlara eşdeğer alınacak derslerin içeriği ile bire bir örtüşmesi gerekmektedir. Seçmeli derslerde böyle bir zorunluluk aranmamaktadır.
• Karşı kurumda zorunlu ders yerine saydırılmak istenen dersin içeriği çıktı alınarak, İTÜ' de o dersi veren öğretim üyesinin onayı alınmalı. Öğretim üyesinin çıktının üzerinde hangi dersin içeriğini karşıladığını yazarak imza atması yeterlidir.
• İTÜ' de saydırılacak Seçmeli Derslerin güncel ve gidilen dönemde İTÜ' de açılıyor olmasına dikkat edilmelidir. Karşı kurumda başarısız olunduğu takdirde İTÜ' deki eşdeğer yazılan Seçmeli Dersin tekrar alınması gerekmektedir, eğer bu ders açılmıyorsa 4 dönem üst üste açılmadığını kanıtlamak, ya da ilk defa o dönem açılmamışbir ders ise 4 dönem beklemek ve sonrasında Fakülte' ye dilekçe ile başvurmak gerekmektedir.
• Karşı kurumda İTÜ' deki zorunlu derslere eşdeğer ders bulunmakta zorluk çekiliyorsa, seçilen derslerin çoğunluğu seçmeli derslere sayılabilir. Bu durumda İTÜ' de ders planındaki seçmeli ders miktarını aşmamaya dikkat edilmeli, 1-2 seçmeli ders fazladan alınıyorsa not ortalamasının alınan dersler ile hesaplanacağı unutulmamalıdır.
• Karşı kurumda Mimari Tasarım Stüdyosu alınması akademik ortama dahil olmak açısından önemsenmektedir.
• Karşı kurumda eşdeğer ders bulunamıyor, İTÜ ders planında alınacak ders kalmadıysa(genellikle 7.yy öğrencilerinin karşılaştığı durum) Erasmus+ değişim programına katılmamak gerekmektedir. Erasmus+ değişimi öncelikle öğrencinin akademik etkinliğidir, öğrenci karşı kurumda kişisel ders planına uygun akademik ortamın olup olmadığı konusunda araştırma yapmakla sorumludur.

Öğrenim Sözleşmesi (Learning Agreement, LA) formlarının tüm imzaları tamamlandıktan sonra:

• Orjinalinin ve taratılıp kopyasının öğrenci tarafından saklanması gerekmektedir. Bazı kurumlar kendi imzalarından sonra orijinal sözleşmeyi İTÜ’ ye kendileri gönderebilmektedir, bu sırada postada kayıplar olabilmektedir. İTÜ Erasmus Ofisi’ nden (erasmus@itu.edu.tr) evrağın ellerine geçip geçmediğinin onayının alınmasını tavsiye ederiz. Döndükten sonra ıslak imzalı Öğrenim Sözleşmesi olmadan işlemlerinizi tamamlamanız mümkün değildir.

Gidilen kurumda ders değişikliği yapılırsa Değişiklik Formunun (Add-drop) hazırlanmasında aşağıdaki konulara dikkat edilmesi gereklidir:

• Bırakılan ve alınan derslerin TEK formda yer alması,
• Önce bırakılan derslerin sonra alınan derslerin sıralanması,
• Öğrenim Sözleşmesinde hedeflenen ECTS miktarının değişiklik yapıldıktan sonra aynı ya da çok yakın kalması (Her dönem 30 ECTS olacak şekilde),
• Yeni alınacak derslerin İTÜ’de güncel olarak açılan derslerden seçilmesi (bunun için sis.itu.edu.tr adresinde o dönem açılmış derslere bakınız),
• Yeni alınacak dersler arasında orijinal sözleşmede dikkat edilen kurallara aynen uyulması (önşartı olan derslerin, önşartı olan ders alınmadan alınmaması, zorunlu derslerde içeriklerin birebir tutması, seçmeli derslerde içeriklerin benzeşmesi, bir dersin kredisine eşitlemek için yanına iki ders yazılabilmesi [14 ECTSlik bir Proje dersine İTÜ’deki 9 ECTSlik proje dersi ve konuya uygun 5 ECTSlik bir seçmelinin yazılabilmesi gibi], formun bilgisayar ortamında düzgünce doldurulması),
• Değişiklik Belgesinin (Add-drop) okulun başlamasından hemen sonra erasmusarch@itu.edu.tr adresine yollanması.
• Değişiklik Belgesi (Add-drop) ile birlikte ilk hazırlanan Öğrenim Sözleşmesi (LA)’nin kopyası ve yeni alınacak derslerden zorunlu olanların içeriklerinin resmi kataloglardan ya da internet sayfasından alınarak İngilizce çevirisi ile birlikte erasmusarch@itu.edu.tr adresine tek bir e-posta olarak gönderilmesi,
• Değişiklik formları kontrol edildikten sonra size yazılan değişikliklerin en kısa zamanda tamamlanması ve düzeltilmiş Değişiklik Formunun (Add-drop) okulun başlamasından itibaren ilk 4 hafta içinde (tarih için aşağıda takvime bakınız) erasmusarch@itu.edu.tr adresine gönderilmesi.
• Sizden gelen düzeltilmiş Değişiklik Formlarının 1 hafta içinde, Fakülte Erasmus Komisyonu ve dekanlık imzaları tamamlanır. Maslak ofisine gönderilir, bu tarihten itibaren evraklarınızın takibini Maslak Erasmus Ofisi’ nden yapabilirsiniz.
• Fakülte Erasmus Ofisi e-posta adresine (erasmusarch@itu.edu.tr) her ne sebeple olursa olsun ilk 4 hafta içinde gönderilmeyen evraklar için işlem yapılamayacaktır. Size ikinci bir hatırlatma gönderilmeyecektir. Geç kalınması ile ilgili e-postalarınız cevaplanamayacaktır. Bu durumda, döndükten sonra, Otomasyon’da sadece ilk düzenlenen Öğrenim Sözleşmesi (LA) dikkate alınacak ve transkriptiniz ona göre sisteme işlenecektir.

Erasmus Değişimi Sürecinde Karşılaşılabilecek Problemler ve Çözüm Yolları:

• "Öğrenim Sözleşmem kayboldu." >>> Öğrenim Sözleşmesinin taratılarak bir kopyasının öğrenci tarafından saklaması son derece önemlidir. Kaybolan evrak yeniden düzenlenerek kopyasının aynısı olduğu incelenip yeniden imzalanabilir.
• "Öğrenim Sözleşmesi' nde almış olduğum dersten başarısız oldum." >>> İTÜ' ye döndüğünüzde o derse denk yazılmış olan dersin alınması gerekmektedir. Aksi durumda ders FF olarak ortalamaya katılmaktadır.
• "Öğrenim Sözleşmesi' nde almış olduğum ve başarısız olduğum derse karşılık yazdığım Seçmeli Ders İTÜ' de artık açılmıyor." >>> Alınacak derslerin İTÜ’de güncel olarak açılan derslerden seçilmesi (bunun için sis.itu.edu.tr adresinde o dönem açılmış derslere bakınız). Yine de ders açılmamışsa 4 dönem üst üste açılmadığını kanıtlamak, ya da ilk defa o dönem açılmamış bir ders ise 4 dönem beklemek ve sonrasında Mimarlık Fakültesi Öğrenci İşleri' ne dilekçe ile başvurmak gerekmektedir. Dilekçe' ye ek olarak Öğrenim Sözleşmesi, varsa Değişiklik Formu, transkript, ilgili dersin yürütücüsünden alınmış ve dersin 4 dönemdir açılmadığını ya da dersin artık açılmayacağını bildirir imzalı yazı olmalıdır. Dilekçe' nin bir kopyasının Fakülte Erasmus Komisyonu' na iletilmesi işlemleri hızlandıracaktır. Fakülte Erasmus Komisyonu dilekçeye bir görüş yazısı ekler ve dilekçe ve ekleri Fakülte Yönetim Kurulu' na sunulur. Kabul edilirse yeni dersler alınabilir.
• "Gittiğim üniversitede elimde olmayan nedenlerle hiçbir ders alamadım." >>> Böyle durumlarla seyrek de olsa karşılaşılabilir. Gidilen ülkede genel grev, üniversitede yönetim değişikliği ve dolayısıyla eğitim-öğretimde aksaklıklar olabilir. Bu gibi durumlarda acilen Fakülte Erasmus Komisyonuna haber verilmelidir.
• "Gittiğim üniversitede dil nedeniyle derslere uyum sağlayamıyorum." >>> Böyle durumlarla seyrek de olsa karşılaşılabilir. Bu gibi durumlarda acilen Fakülte Erasmus Komisyonuna haber verilmelidir.